会议预约管理系统方案

作者:广州讯中信息科技有限公司 浏览: 发表时间:2022-06-15 14:34:52

一、建设背景

    信息化时代的今天,企业经营和管理趋于信息化和网络化,加上国内国际企业的快速发展、集团化的步伐加快,预示着传统的会议室预定管理需要改变。智能会议室管理系统可以帮助企业规范化电子化管理会议室资源,提高了会议室的使用率,节省会议组织者的时间,使企业的管理水平上一个台阶。网上预定会议室既环保又方便快捷员工可在网上查看预定的情况,让你无论何时何地都可轻松实现。邮件通知预定会议室或取消预定,让资源得到充分地利用。图表形式显示会议室的空闲/占用时段,使会议组织者对会议室资源的情况了如指掌,远离冲突。此外,随着公司业务的不断发展,传统的楼群综合体中的标牌方式并不完善,大多数是在门口、电梯口悬挂广告、信息牌。这种方式缺乏与顾客的交互性。讯中在多年积累的联网信息发布技术基础上,开发出一个既能适应企业的需要,同时也满足了信息发布与宣传的需求。

    因此,讯中针对上述问题精心设计了会议预约发布系统和无纸化会议系统,实现在线预约会议和全程会议无纸化。

二、会议预约及信息发布系统

2.1 系统概述

会议是人们沟通交流的一个重要形式,是人类***重要的活动之一。围绕着会议有很多繁杂的事务,例如会议计划安排的审核、会议场地的预约管理、会议通知的发布、会场的布置、开会期间的茶点服务安排、会后的清场安排等等事务,要把这些繁杂的事务安排得井井有条并不容易。而目前一般的做法是在办公自动化软件(OA)中专门开发一个会议管理模块,把这些事务管理起来。这大大的提高了会议事务管理的效率和***度。但这是一个纯软件的、管理性质的解决方案,***终的执行并不是自动化的,还需要人去落实。

随着电子技术的飞速发展,为了让会议参与者有更好的会议体验,会场中使用了大量的多媒体技术和自动控制技术。如投影、音响、扩声、录音录像、智能照明、电子签到、同声传译、电子表决、门禁、数字信息发布(数字标牌)等等设备都使用到了会场环境中。这些设备的使用固然可以提高会议效果、提升会议效率,但由于这都是一些专业设备,其使用管理成本很高,通常需要一支技术团队去管理和使用。

从上面的介绍可以看出:目前的会务管理软件与会场环境控制是脱节的。如果有一套系统能把会务管理与会场环境控制衔接起来,这样会务管理就可以更加自动化、智能化,同时还能降低的会场环境控制设备的管理使用成本。而会议预约及信息发布系统就是针对这个问题而设计的。

    会议预约及发布系统是一套综合的软硬件系统。它把会议相关事务的管理与会场电子设备的自动控制有机地结合起来,同时使得信息发布达到安全、准确、快捷 ,在竞争激烈的现实社会要求通过网络管理、发布信息这一趋势已经基本形成。

2.2 系统组成

系统由四个部分组成,包括系统部署服务器、会议显示终端、移动显示终端和PC个人电脑。系统采用B/S服务器,建立在广域网之上的,有更强的适应范围,更加丰富和生动的表现方式与用户交流,数据安全性更高。移动终端支数字标牌系统采用国际领先的通讯及多媒体融合互动技术推出总部集控管理,终端播放、互动的智能多媒体信息发布系统,助力用户构建组合LCDLED、触摸屏、拼接墙等的统一数字标牌管理平台。系统采用独有的全B/S架构,用户只需通过登录服务器Web 端即可完成节目制作、发布、审批、终端管理、设置和远程监控维护等操作。

    中心管理端硬件(服务器):架设在中心管理机房,安装中心管理端软件及扩展应用。一般小型应用规模(500个终端以内),部署一台中心管理服务器即可,减少用户投资。注:中大型应用规模(500个终端以上)应用,可根据实际情况部署服务端子功能应用服务器(集群)及多级分发服务器。

    中心管理端软件:用于节目制作、发布、审核管理、终端监控及维护、播放日程管理、系统权限设置等功能。



云会通会议预约发布系统(J2EE

后台会议室、会议设备、会议服务等基础数据维护;

后台设备管理,支持设备远程开机、关机、重启等操作;

后台会议申请、审核、执行、查询等会议预约发布管理;

后台通知公告、动态、广告等文字、图片、视频资源发布;

后台用户、设置等系统管理,支持用户批量导入;

云会通APPHTML5

支持会议申请、审核、执行、查询、统计等会议预约发布管理;

支持设备远程开机、关机、重启等操作;

支持用户个人信息修改;

云会通终端(Android

支持会议信息及多媒体文件展示;

支持服务器IP、端口、MAC、刷新频率、显示模式动态配置;

3.系统安全

为了保证系统的安全,采取了一系列的系统安全策略,从多角度、多层次来保障系统的可用性、完整性和保密性。主要包括认证技术、访问控制技术、日志记录功能、数据备份和恢复技术。提高系统的容错性能,发生故障时,能够在五分钟内排除故障,保证系统正常运转。

3.1系统级安全

操作系统扮演着重要的角色,负责进程安全,文件系统安全等安全问题,操作系统一般还会拥有自己的防火墙,也可以在此进行相应的安全配置,此外,还可以部署专业的入侵检测系统用于监测和阻止各种五花八门的攻击,实时地阻止TCP/IP数据包。
3.2程序资源访问控制安全

对程序资源的访问进行安全控制,在客户端上,为用户提供和其权限相关的用户界面,仅出现和其权限相符的菜单,操作按钮;在服务端则对URL程序资源和业务服务类方法的调用进行访问控制。

3.3功能性安全

3.4数据域安全功能性安全会对程序流程产生影响,如用户在操作业务记录时,是否需要审核,上传附件不能超过指定大小等。这些安全限制已经不是入口级的限制,而是程序流程内的限制,在一定程度上影响程序流程的运行。

数据域安全包括两个层次,其一是行级数据域安全,即用户可以访问哪些业务记录,一般以用户所在单位为条件进行过滤;其二是字段级数据域安全,即用户可以访问业务记录的哪些字段。

4.终端功能简介



功能一览图

    会议预约及信息系统终端主要功能包括:会议查询、座位表指引、通知公告、新闻动态;会议查询功能能帮助用户、企业员工清楚地了解此会议室即将召开的会议及会议概况;座位表指引则能帮助参与会议的人顺利地找到自己的座位落座;通知公告是企业传消息的重要途径之一,此功能可帮助企业安全、准确、快捷地传递到整个企业。新闻动态则是展示企业、行业、***、国际上的一些动态,帮助企业接触到***资讯。


会议查询


座位表指引




通知公告


新闻动态

人脸识别在会议预约及信息发布系统中的应用


    我们参与会议时,有时需要签到。以往,我们有用笔登记的签到方式、有刷卡的签到方式,到现在,技术不断发展,人脸识别已渗透到我们生活的方方面面,因此,人脸识别签到方式也被我们利用添加到我们的系统中,一方面是为了用户能时刻体验到***的技术,另一方面,也是我们对自身的严格要求,帮助自己不断创新与研发的表现。

会议预约及信息发布系统--人脸识别 会议签到流程

***步  人脸识别会议签到(摄像机同时可捕捉6人以内人脸信息):参会人员靠近进入会议室门口会议信息屏幕区域1-3米位置时,门口会议信息屏幕上方摄像头对参会人员摄像,当参会人员面部图像在屏幕显示区1显示时--人脸识别系统自动启动;屏幕显示区2显示个人信息;会议信息屏播报扬声器对合法参会人员进行播报(欢迎***进入会场)。

第二步  会议室门口信息屏显示个人信息2秒后屏幕区3显示参会人员对应的会议室座位位置示意图,多人同时进入系统会按照先后进门顺序显示桌位位置示意图。

 

语言识别在会议预约及信息发布系统中的应用

    参会人员通过会议话筒把语音传送到扩声系统的同时,语言信号传送到讯中CENTZ®语言识别会议屏幕多信息显示系统,本系统和讯中CENTZ®AVIT调度平台协作工作,会议发言人的语言变成了文字字幕在会议室大屏幕下方以滚动字幅条形式显示出来,方便所有参会人员更认真更深刻的理解会议发言人的主旨发言。

    会议发言人使用讯中CENTZ®AVIT调度平台--会议屏幕多信息显示系统的会议室大屏幕(如左图所示)可以实时显示会议发言资料(word\ppt\pdf等等文件格式),并在会议文件的左右上角显示会议发言人的实时视频图像,在会议资料下方显示会议发言人的语言转换的文字滚动字幅条,这样一个会议举行下来是不是图文并茂栩栩如生呢!

 

5. 云会通手机APP功能介绍

    当代社会,人们越来越离不开手机,我们用手机上网查资料、支付、购物、办公,因此,我们也为会议预约及信息发布系统开通了手机端。



云会通手机APP功能列表

5.1界面介绍

登陆界面

安卓手机用户可在腾讯应用宝上下载“云会通”或者登陆 汇教启明官网下载手机APP应用苹果手机用户可直接在App Store中搜索“云会通”,下载手机APP

用户登陆云会通手机app之后,可实现以下功能,包括会议预约、会议审核、会议执行、会议查询、会议统计等功能,


 会议申请

 支持手机在线预约会议,申请人只需填写以上信息,包括会议室、会议名称、开始结束时间、参会人员、会议议程等即可实现会议预约。


会议审核

由负责管理审批的管理员负责会议审核,权限在后台进行授权设置。


会议执行

查看正在之中的会议

 

提前结束及延长会议

若会议提前结束,可在“会议执行”模块中点击“提前结束”;在条件允许的情况下,可以延长会议时间。


会议查询

支持查询各会议情况,包括会议室、会议名称、会议时间、参会人员、会议议程、温馨提示以及座位安排,便于管理。


会议统计

会议统计能查看会议室的使用情况,避免某一件会议室超负荷使用,增加维护难度和成本。


会议终端

支持对会议终端设备的管理、远程控制、开关机、重启。



我的通知

支持查看公司、企业发布的各项通知公告。


通知发布

拥有发布通知权限的人员,可以通过手机app移动端向全公司的职工发布通知公告;支持设置重要通知公告进行轮播。

 

密码设置

支持修改密码。

 

6. 后台功能介绍





2.1 基础设置

2.1.1基础管理

对系统内容以及需要设置的内容进行基本介绍

基础管理主要包括楼栋管理、楼层管理、会议室管理、会议终端管理、会议设备管理和会议服务管理。


2.1.2楼栋管理

录入企业楼栋信息,包括楼栋名称、楼栋编号

添加楼栋实景图


2.1.3 楼层管理

录入楼层基本信息,如所属楼栋、楼层编号和楼层名称;

添加楼层分布图。

2.1.4 会议室管理

录入会议室基本信息,如所属楼栋、楼层、会议室编号、会议室名称和会议室状态

添加会议室实景图和会议室布局图。
当会议室处于装修期间或设备不能正常使用期间,可以将会议室状态设置成不可以使用。




2.1.5会议室终端管理

支持远程控制在各个楼栋或楼层的会议终端屏幕

支持远程开关机、重启。


支持对指定终端发布指定内容。只需设置会议终端位置(选择楼栋、楼层、会议室),输入会议终端MAC码、会议终端IP地址。为了避免发布内容格式错乱,请用户们选择正确的会议终端屏幕方向(横屏或竖屏)。

支持发布各种多媒体资源,如图片、视频或ppt,但是本系统不支持word文档格式。

支持自动设置刷新时间,实时更新本会议室会议信息。会议多的企业可以将刷新时间设置短一些,避免更新不及时;会议较少的企业可将会议刷新时间设置长一些,但是应当注意更改会议信息之后要及时刷新,避免信息更新不到位。


会议终端界面显示-座位安排


会议终端界面显示-通知公告、滚动通知

2.1.6会议室设备管理

支持对会议室的硬件设备进行管理与维护,用户可以添加新设备,只需输入设备名称、计量单位、库存数量、租用单价即可。租用费按照小时计费,不足一小时的按一小时收费。


2.1.7会议室服务管理

支持为会议参与者提供各种服务,如矿泉水等。用户点击新增会议服务,输入服务名称、计量单位、服务计价等。

支持用户在会议前预定会议期间所需要的服务。


2.2  会前准备

2.2.1 会议预约

在我的会议中点击新增会议来提出会议申请,填写申请人、申请单位、会议名称等信息提交会议申请。


选择会议室:选择楼栋、楼层与会议室,系统会提示此会议室的容量以及会议室设备情况;

填写申请单位、申请人和申请部门;

选择申请日期;

支持自动识别冲突:

如果某天某时段已经安排了会议,系统会告知;


告知用户会议时段已被占用,提请用户更换时间

填写会议名称、会议议程;

统计参与人员,避免人数超过会议室容量

支持手动添加座位安排表;

支持选择需要的设备和服务。

填写完毕后点击“提交”来提交会议申请。

2.2.2 会议审核

支持管理员可以登陆系统对会议进行审核;被审核通过的会议将进入“会议执行”阶段,不会再显示于“会议审核”中。避免会议出现冲突。


支持审核不通过的会议将会驳回,被驳回后可在“我的会议”中可以对未通过的会议进行修改,重新提交申请。


若企业会议安排较少,系统支持取消审核,省去麻烦。只需在系统配置中的流程设置里“禁用”会议审核即可。


2.2.3会议执行

支持在“会议执行”中可以查看审核中、待执行、执行中的会议;


支持会议提前开始;


会议支持会议延时和提前结束;会议申请人可通过系统对正在召开的会议进行延时操作。当所预订的会议时间不够时,申请人可通过系统对会议进行延时,系统会自动判断当前会议后是否有空闲时间,如果有则延时成功,否则延时失败。可通过会议室管理员进行现场调解。

会议申请人可通过系统对正在召开的会议进行提前结束操作。当所预订的会议时间大于会议实际所使用的时间时,用户可通过系统提前结束会议,这样可以将多余的时间释放掉,供他人使用,同时系统将关闭会议室中正在使用的设备,达到节能的效果。


2.3 会后功能

2.3.1会议查询

支持查询各会议室会议情况。根据楼栋、楼层、会议室、会议状态以及会议时间能够准确的查询到所需要到信息。


2.3.2会议统计

支持统计各楼栋、楼层以及会议室的使用情况,避免某间会议室过度使用,增加设备负荷。

支持多种方式查询(名称、时间、出席人员等等)会议及会议室的情况;


支持统计每间会议室的使用率;

支持统计某个项目的会议的情况。

2.4 附加功能

2.4.1 通知公告发布

支持发布通知公告。点击“新增公告”可以编辑公告内容。编辑完毕之后点击发布,公告内容将会显示在显示屏终端公告栏目中,或者以滚动通知的形式显示在显示屏终端的底部。

2.4.2 广告发布

支持发布广告、图片、视频等内容。点击“新增广告”,编辑广告内容,提交之后,一定要点击发布才能在广告模式中选择已编辑的广告内容。

2.5 系统管理

2.5.1 用户管理

支持设置系统管理员,可以对其他用户进行授权、停用、删除、重置密码等。

2.6 系统配置

2.6.1 常规事项设置

非会议时间段内显示设置。该部分内容在非会议时间段内显示,用户可以自行上传图片。

支持显示内容可以自行设定,包括字体样式,显示位置等。

会议样式设置(该部分内容于会议时段显示)


支持用户自行设置字体样式、显示位置;支持设置提前显示时间,以便引导与会人员。


常用语设置
支持根据与会人员来设置常用语。


定时开关机

用户可以启用或禁用定时开关机功能。选择启用的用户需要设置开机和关机时间,而选择禁用的用户只需点击禁用即可。


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