系统概述

在目前企业传统会议室使用上，缺少统一的会议预约管理，会议室使用都经常会遇到以下问题：

（1）缺乏预约办法，使用会议室只能靠碰运气，或者在门口排队等着；

（2）会议室很多，但不知道哪一间空闲，只能一间间看过去；

（3）事先定好的会议室，别人不知道，捷足先登，自己反而要等在门口了；

（4）会议被打断，不断有人冒然闯入，就为了看看会议室是不是空闲；

由于目前许多大中型企业手工化管理会议室，各楼层的会议室空闲，预约情况不能及时得知。为降低使用会议室所需的人力成本、提高召开会议的效率、提供系统化的会议过程管理，广州讯中信息科技有限公司特研发了这套“智能会议预约管理系统”。该系统简化了会议室管理，灵活调度手段可以及时进行会议室预定，并且可以邮件或短信通知与会者确认。通过PC端网站/手机端、终端设备即可随时了解每个会议室的当前状态和预约情况，提高了会议室的使用率，节省会议组织者的时间。

为符合现代信息化的考虑，在办公楼进出大厅布署一套显示一体机终端，用于综合显示每个会议室的使用情况和正在召开会议的主题。每个会议室外面的走廊区域、休息区域设置显示该会议的会议内容，参与人员等信息。该系统也可以对接信息发布系统，显示会议通知、会议排列情况、会议室使用情况及会议主题等信息。同时还可以以图片、视频、Flash 等形式显示各种其它信息。

2、系统设计

2.1、系统架构

（1）智能会议预约管理系统采用B/S 架构架构，在网络传输技术方面采取的是TCP/IP先进网络传输协议。

（2）系统组件架构主要由服务器、综合显示屏、会议室门口一体机、网络控制器、液晶显示屏，网络交换机等组成。

（3）通过该系统可以让企业用户可以通过电脑查询所有会议室使用情况，并能够预约处于空闲状态的会议室，同时邮件通知与会人员，将会议信息同步显示到公共区域的综合显示屏和会议室门口的显示屏上，也可以通过后台查询会议室的使用状态，有利于提高会议室的使用效率，减少会议室冲突使用。

2.2、系统优势

（1）会议进程免打扰

（2）会议安排无纸化

（3）会议信息电子化

（4）会议记录数据化

（5）使用状况对比化

（6）会议进程可视化

（7）操作使用图形化

2.3、功能特点

（1）可对操作员进行增加、删除、修改操作，可以灵活设定操作员的管理权限。（2）可自定义会议室名称，可以修改，新增，启用/停用会议室，不需要的会议室可以考虑停用或修改，可以设定会议室的使用时段。可以设定会议室的使用权限，让只有拥有权限的用户才可以预定这个会议室的会议。

（3）可对企业的工作部门进行增加、删除和修改操作, 企业内部各部门按树状列表显示

（4）具有预约权限的操作员可以预订新的会议

（5）修改会议有以下限制

①　只能对未开始的会议修改

②　只允许修改自己预订的会议

③　临时会议不允许修改

④　有人签到的会议不允许修改

⑤　审批中的会议不允许修改

（6）只能取消未开始的会议

（7）可以查询会议室的预定信息、并以列表的方式直观展示出来。

（8）系统支持通过 E-mail、手机短信等方式，对参会人员进行会议信息通知及提醒的功能。可对系统操作日志进行管理，查询所选时间段内的操作日志；记录系统服务的操作日志，会议状态、预约状态的操作和变化信息等；

（9）可修改用户登陆密码。

（10）会议室显示屏可以显示当前会议室的会议内容，综合屏显示所有会议室的会议信息。

（11）会议显示屏版面可以个性化设计，元素丰富，满足不同风格的需求；

2.4、应用场景

（1）公共区域/走廊

 在商务写字楼楼宇公共区域或走廊部署55寸会议综合信息一体机，实时显示会议室信息一览表、正在会议中、即将会议，暂无会议的会议室数量、显示会议主题、会议时间、会议室状态、主持人等；让系统管理员只需要通过PC端网站或终端设备可随时了解每个会议室的当前状态和预约情况，提高了会议室的使用率，节省会议组织者的时间。

（2）会议室门口区

部署：会议室门口安装一台19寸带触摸（或非触摸）的高清会议室门口一体机；

内容：显示当前会议室状态、会议主题、会议时间信息等；

签到：刷脸签到、IC卡签到、扫码签到（此功能定制，需提前沟通）；

还能实现现场提前15分钟或30分钟（系统自定义）预约会议室，临时***的使用空置会议室，无反复确认会议室状态。

3、设备介绍

3.1、会议室综合显示一体机

3.2、会议室门口一体机

3.3、控制管理服务器

产品部署：

设备安装在信息中心，包括控制管理服务器1台。

安装智能会议预约管理服务端软件。

3.4、软件功能介绍

（1）会议查看功能

查看自己已预约的会议，包括所在会议室、开始时间、结束时间、主题、主讲人、预约时间等信息。

查看审批通过或未通过的当前登陆用户预订的会议。

（2）会议审批

具备审核权限的用户，进入会议审核功能中，能查看到待审核会议、可对已提交审核的会议进行审核，选择通过或者不通过。

（3）会议室管理功能

支持新增园区管理，对该地理位置需要搭建会议平台的地方进行信息编辑，可无限增加不同区域的园区。

支持会议室类型的选择，如VIP会议室，普通会议室，按等级设置会议室的重要程度。

支持会议室资源的新增、删减和管理，可编辑所需会议室资源所需的服务内容、服务类型、并通过邮件通知到对应相关部门的负责人，让会议***运行。

支持对各间会议室进行管理，自动生产会议室信息一览表，可快读显示各个会议室的名称、所属园区、地址、容量、面积和状态等信息。

支持对会议室设置启用或停用状态，默认为启用状态。若遇到会议室机械性故障或特殊情况时，可对会议预约管理系统内的会议室进行停用，则用户不能对此会议室进行预约。

会议室属性的修改包括会议室的基本信息、管理员权限、特殊用户、审批控制、智能控制、配套资源、会议室实景。

（4）会议管理-快速预约会议室

通过快速预约会议室功能、只需填写会议主题、会议日期、会议时间即可提交预约。如果当前用户是当前会议室的管理员、则不需通过审核，会议预约能即时生效；预约的会议符合需要审批的要求则会议走审批流程，审批通过后会议才算预约成功。

（5）会议管理-预定会议

预定会议室，需要填写详细会议内容：会议室、会议主题、会议内容、会议日期、时间、主持人、参会者、会议资源等。

（6）会议管理-会议列表

在会议室管理功能中，能在一个页面内快速查看到所有会议的基本状况，其中包括会议主题、时间、所在会议室、预定人、主持人、预定时间等。

（7）设备管理

支持对各个会议室所绑定的终端设备进行管理，可查看终端显示设备的状态、参数设置。

（8）组织管理

支持对公司信息进行编辑、新增和删减部门。

（9）权限管理

权限管理可由超级管理员统一配置，设置用户、角色、接口、视图、权限、缓存等进行管，并对用户的角色和所属组别进行设置。

（10）邮件通知功能

通过接入邮件服务器，添加各与会人的电子邮箱，实现对与会人发送邮件。

（11）短信通知功能

通过接入短信服务器，当会议信息有变动时会通知到会议的预约人和主持人。

（12）会议终端显示

（1）会议室空闲状态

当会议室空闲，会议室终端设备支持15分和30分的临时预订功能。

临时预定

（2）会议即将开始

当会议室空闲，且离下一个预约会议开始的时长少于20分钟时，显示下一个会议的信息，背景用黄色表示，此时开始支持预定人提前或者延后签到。但是超过预定开始时间15分钟未签到，则自动取消此次预定，释放会议室资源。签到成功后，则进入会议中的状态。

会议签到

（3）会议中状态

会议预定者签到后会议室进入会议中状态，背景用红色表示，也可以根据会议的实际情况延长，或者提前结束会议。其中距离下一个会议开始时间超过20分钟时，才能做15分钟的会议延长。

延长或者提前结束会议